【創聚新思維】高生產力會議的秘密

How HR can Tackle a Distributed and Diverse Workforce

高生產力會議的秘密 
2020年數碼科技及文化改革

雖然新冠肺炎疫情持續影響企業運作,但有些事始終不變。雖然科技改變了我們辦公的地點和溝通的方法 ,但會議仍然是營商時不可或缺的部份。 
一直以來,傳統的辦公室員工對會議又愛又恨。如果行之有法,會議有助構思推動業務發展的嶄新意念,透過商議凝聚個人力量,集思廣益。

籌備欠佳的會議:削弱生產力 
欠缺有效規劃的會議可能會降低生產力、妨礙交流及影響員工專注力。自2000年起,進行會議的時間每年增加8%至10%,而行政人員每週開會時間更多達28小時。1  

籌備欠佳的會議有機會浪費公司5,410億美元的資源2 ;由於企業需要提升成本效益,才可繼續生存,因此浪費資源將成為業務發展的重大阻力。 
企業對會議的矛盾心情,促使不少公司尋求技術方案的協助,特別是在新冠肺炎疫情下,本港企業必須重新審視其在家辦公 (Work from home) 政策。3 

求助於科技 - 視像會議盛行
視像會議平台的興起,方便員工安坐家中與其他同事「面對面」溝通,類似辦公室會議互動顯示屏(UCD)的多合一會議室方案兼備高解像度 4K 攝影機、高質素麥克風和音響系統,以及內置互動白板,進一步提升遙距會議體驗。  
在選擇遙距會議技術方案,以方便分佈在各地辦公的員工參與會議時,企業和機構至少應該考慮以下主要功能: 

文件分享及註釋:與參加會議的人士分享相關文件,讓他們可以掌握簡報流程,促進有效協作
簡報功能:分享屏幕或「白板」的功能有助會議主持或參加者在文件加入註釋或底線,加強意見交流
高質素影音:這項因素非常重要,但經常遭到忽略。英國一項研究發現,超過80%與會人士認為「優良的音響質素」是順利舉行遙距會議的主要因素。4

成功舉行會議的秘訣
單靠科技並不保證會議能夠取得成果。不論是親自出席或是透過線上會議軟件舉行的遙距會議,其成效取決於一些重要原則:  
方向明確:會議是否由協作人擔任主持,並有清晰的議程?該協作人有積極主導對話,按議程推進會議?5  
鼓勵參與:所有與會者是否都有機會發言?積極推動與會者投入有助減少分心的情況,以便集中於議程
簡明扼要:會議能否在15分鐘之內完成?部份公司規定會議時限為15分鐘 6,因為大部份人士只能專注10至18分鐘,之後便會難以集中精神7  

在新常態之下,企業必須擁有支援網上會議的設備和方案。除了高效的遙距會議科技外,公司亦要有鼓勵各級員工以有效率方式舉行會議的企業文化,才可以讓按照彈性工作安排辦公的同事安心工作。 
企業可以把技術部份交由富士施樂(香港)等供應商代勞。作為你誠可信賴的商業創新夥伴,富士施樂(香港)提供先進的視像會議硬件和文件分享系統。(其辦公室會議互動顯示屏支援多個會議平台,亦能滿足不同行業公司的獨特需要。)
事實上,營造一個有利會議舉行的企業文化是不少公司當務之急,因為只有企業及其員工才可以應對這個挑戰。 

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參考資料:
[1] Shellenbarger, Sue. "New Office Flashpoint: Who Gets the Conference Room?" Wall Street Journal. Dow Jones & Company, Inc., October 15, 2014. https://www.wsj.com/articles/new-office-flashpoint-who-gets-the-conference-room-1413307377.[2] "Doodle State of Meetings Report 2019." Doodle. Doodle, 2019. https://en.blog.doodle.com/state-of-meetings-2019/.
[3] Whitehead, Kate. "Work from home revolution has begun thanks to coronavirus, as remote staff maintain productivity and efficiency." South China Morning Post. South China Morning Post Publishers Ltd., April 20, 2020.https://www.scmp.com/lifestyle/health-wellness/article/3080354/work-home-revolution-has-begun-thanks-coronavirus-remote.
[4] Mieczakowski, Anna et al. "Conversations, Conferencing and Collaboration: A UK investigation of factors influencing the effectiveness of distributed meetings." Engineering Design Centre. University of Cambridge, 2013. https://www-edc.eng.cam.ac.uk/downloads/conversationsuk.pdf.
[5] Rampton, John. "Starting With an Agenda Is How You Have Effective Meetings in a Crazy Busy World." Entrepreneur.com. Entrepreneur Media, Inc., January 4, 2019. https://www.entrepreneur.com/article/324978.
[6] Brier, Noah. "The 6 Meeting Rules of Percolate." Percolate.com. Percolate Industries, Inc., June 9, 2014. https://blog.percolate.com/2014/06/6-meeting-rules-of-percolate/.
[7] Gallo, Carmine. "TED Talks' 18-Minute Rule Sets the Perfect Length for a Sales Pitch. Here's Why." Inc.com. Mansueto Ventures, February 23, 2018. https://www.inc.com/carmine-gallo/why-your-next-sales-pitch-should-be-no-longer-than-a-ted-talk.html

 

作者

FXHK-Marketing Director-Alan Chan

陳偉明
市場總監
富士施樂(香港)

陳偉明現為富士施樂(香港)有限公司市場部總監,充滿創意新和遠見,並在商業管理及市場推廣方面擁有豐富經驗。

陳先生認為在有效領導團隊的指引和應用下,創新思維可以推動一個機構改革。他以高瞻遠矚帶領團隊成員,但同時善用數據,奉行務實的管理方式。

在全球企業和本地公司累積所得的經驗,不僅令他了解客戶需求,亦使他對市場需求建立獨特而全面的觀點,藉此為客戶創造價值。任職富士施樂(香港)期間,他帶領多個技術應用計劃,透過數碼轉型協助客戶取得成果。