自動化文件資料擷取解決方案

重新定義紙張文件數碼化的管理流程

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概要

輕鬆實踐工作模式
富士膠片商業創新自動化文件資料擷取解決方案,協助企業擺脫傳統紙張文件管理模式,數碼轉型為電子化文件管理。透過高品質的掃描軟件,將所有紙張文件轉換為可搜尋的電子數碼檔案;透過精確的光學字元辨識功能 (Optical Character Recognition, OCR),自動擷取文件內所指定的資料,以及執行資料處理等後續步驟,如建立搜尋索引、文件匯出與管理及自動上存到文件管理系統,大幅提升工作效率、節省更多時間成本。

文件電子化面臨的挑戰
每一個企業都必須完善地管理文件。大多企業都希望能將工作流程數碼化,以便在短時間內同時處理數百、甚至數千個電子檔案。然而,許多公司在導入數碼流程的初步階段都會面臨一些挑戰:

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資訊安全

 對於任何的企業組織而言,資訊外洩都會帶來嚴重的威脅與損失,因此,企業必須確保其數碼平台具有適當的保護措施;同時,如何避免系統故障和資料遺失,也是資料安全性和隱私的主要課題

機會成本

手動建立索引、人工擷取文件中的資料耗費了員工大量的時間。但對於中小企業而言,若要投資全新的數碼工作流程系統和解決方案,成本亦非常昂貴。

學習模式

高度先進的軟件程式,對於一般的辦公室職員而言,通常過於複雜。若平台的安裝、建立及操作流程,相對困難時,將會降低使用者充分應用軟件自動化文件的意願。此外,若缺少了支援多國語言的功能,也無法讓使用者輕鬆操作程式。

主要特點

採取集中式資料庫儲存管理模式,以一站式智能處理、整合全部的工作流程,讓文件數碼化工作過程的每一個關鍵位置,都變得簡單且高效率。

紙張數碼化工作流程:

■ 掃描 / 文件匯入

  - 可結合各式硬體將紙張文件匯入系統:多功能打印機、掃描器、商業應用軟件等
  - 支援所有TWAIN/ISIS 掃描器規格 

■ 質素控制

  - 提供去除斑點、歪斜、影像剪裁、打孔、邊框等清除選項
  - 具備編輯工具和快速鍵功能,讓掃描與品質控制及管理流程更快速、更準確 

■ 區域辨識

  - 多頁區域辨識
  - 條碼:1D和2D
  - 資料矩陣和QR 二維條碼
  - OCR - 輸入文字辨識
  - MICR - 銀行業字型
  - OMR - 核取方塊和圓圈資訊
  - 智能區域OCR辨識

■ 建立索引

  - 快速OCR辨識
  - 支援SQL、CVS、Excel和TXT進行資料庫查詢和比對 

■ 匯出

  - 自動建立資料夾
  - 自動命名檔案
  - 匯出TIFF、PDF、PDF/A、JPEG、GIF、BMP等各式高壓縮檔案
  - 匯出SCV及 XML 等檔案類型供其他系統使用 

無張數限制掃描和全面授權
讓你能隨意掃描大量文件,盡情使用OCR光學字元辨識功能,不比外界採取按頁數收費方式。
此外,每位使用者都能享受該軟件的強大功能,並可於工作站使用軟件上模組與功能。

操作便利和設定
以用戶體驗為核心設計的使用介面,讓你能選擇多國語言,包含英文、中文、泰文、越南文、印尼文等。同時能支援超過140種語言的OCR功能。

高品質掃描和準確性
掃描品質更佳、更清晰與更精準,使文件數碼化工作流程變得更有效率。
富士施樂採用最新掃描軟件,搭配TWAIN和ISIS驅動程式,提供更多影像優化功能,例如:編輯工具、直覺快速鍵,在不犧牲影像品質下,讓文件處理時間更快速。

劃分掃描任務和工作流程管理
重新定義文件掃描流程,建立更有效率、功能更完善的自動化文件管理流程。
自動化文件資料擷取解決方案,兼具備獨立掃描作業、品質控管、資料擷取、建立索引和匯出檔案等功能,同時亦可大幅提高工作效率,降低紙張資源消耗與文件處理的時間成本。

建立自動化資料擷取
你可以輕鬆設定輸入文字、條碼、核取方塊等資訊的辨識範本,立即從文件、表單或表格中擷取資訊,轉換成可搜尋的電子文件。
使用者也可以指定應將哪些資料自動傳送至文件管理系統,進行文件歸檔整理。

最完善的分析報告和追蹤工具
追蹤使用者和工作流程的生產力與作業效率,內建的報告工具亦能讓管理者能自動追蹤及稽核相關作業內容,並可輕鬆透過Word、Excel、PDF 或 SAP Crystal Reports等格式儲存報告並傳送給相關人員。


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